Kilometervergoeding is geen loon

08/07/'11 Filip Tilleman Sommige werknemers gebruiken hun eigen privé-wagen bij de uitoefening van hun job. Het is evident dat de kilometers die worden afgelegd met het eigen voertuig in opdracht van de werkgever onkosten zijn, die door de werkgever moeten terug betaald worden.

Zoals steeds kijken de fiscus en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid met argusogen als wanneer onkosten vergoed worden door de werkgever. Beide gaan er terecht of ten onrechte van uit dat dit voor werkgever en werknemer een gouden kans is om door te veel terug te betalen in wezen verkapt loon te gaan betalen.

Om discussie te vermijden, kan de werkgever opteren om aan de werknemer enkel de kosten terug te betalen die deze bewijst aan de hand van de nodige bewijsstukken (facturen, benzinebonnetjes, onkostennota's…). Dit wordt dan uitdrukkelijk vermeld onder het vak 23 van de fiscale fiche 281.10.

Hierbij is er nog heel wat discussie mogelijk omdat dezelfde wagen natuurlijk ook nog privé gebruikt wordt en het bv. moeilijk is aan te tonen hoeveel van een tankbeurt nu precies voor beroepsdoeleinden werd gebruikt. Daarom kiest men vaak voor een systeem van forfaitaire onkostenvergoeding voor de afgelegde kilometers. De fiscus beschouwt een dergelijk forfait niet als belastbaar loon als twee voorwaarden vervuld zijn. Ten eerste moet het aantal effectief afgelegde kilometers in opdracht van de werkgever nauwkeurig zijn bijgehouden door de werknemer. Idealiter vermelden deze overzichten tijdstippen en naam en adres naar waar gereden werd. Ten tweede mag de forfaitaire kilometervergoeding betaald door de werkgever niet meer bedragen dat de officiële schaal die door de Staat wordt toegepast om haar ambtenaren te vergoeden wanneer ze hun privé-wagen gebruiken voor beroepsdoeleinden. Dit forfaitair bedrag wordt jaarlijks op 1 juli aangepast. Vanaf 1 juli 2011 tot en met 30 juni 2012 bedraagt het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding 0,3352 per kilometer. Ook indien men aan deze twee voorwaarden kan men het nog aan de stok krijgen met de fiscus indien het jaarlijks afgelegde aantal beroepskilometers abnormaal hoog is, namelijk meer dan 24.000 kilometers. Boven dit maximum zal de werkgever de werkelijke kosten moeten bewijzen.

Filip Tilleman

Advocaat

Tilleman van Hoogenbemt, Antwerpen